الدفتر والسجلات المالية

موضوع: الدفتر والسجلات المالية 31/12/2009, 13:29

الدفتر والسجلات المالية

أولا :- الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح

من أهم الدفاتر وأكثرها استخداما بالمدارس الدفتر 123 ت0ع والدفتر 33 ع0ح ونظرا لأهمية هذين الدفترين سنتحدث غليهما بشي من التفصيل :-

أ‌- يستخدم دفتر 123 ت0ع لتحصيل الأموال الغير أميرية وهو يتكون من فسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورة الأصل وهي القسيمة البيضاء تبقي ثابتة بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع

ب‌- يستخدم دفتر 33ح0ع لتحصيل الأموال الأميرية وهو يتكون من أقسائم بأرقام مسلسلة وكل منها أصل وصورتين الأصل وهي القسيمة البيضاء وتبقي بالدفتر والصورة الحمراء تعطي للدافع بينما الصورة الزرقاء ترسل مع علم الخير والمستندات إلي الحسابات بالإدارة للتسوية

ت‌- يجب ختم جميع القسائم بخاتم شعار الجمهورية الذي يحمل اسم المصلحة

ث‌- يجب عند استلام الدفتر فرز جميع قسائمه والتأكد من أن الدفتر سليم وخالي من الشوائب ويكتب علي ظهر أول قسيمة إقرار بذلك

ج‌- لا يجوز الكشط أو المحو في القسائم نهائيا وفي حالة الخطأ يشطب بخط خفيف باللون الأحمر ويتم تصحيح الخطأ باللون الأحمر ثم يوقع بجانبه السكرتير ومدير المدرسة

ح‌- مدة استعمال الدفتر شهرين من تاريخ أول قسيمة به ويجوز مد هذه المدة شهرين آخرين إذا دعت الضرورة بموجب مذكرة معتمدة من مدير المدرسة ولا يجوز استعمال الدفتر بعد ذلك نهائيا وتلغي باقي قسائمه

خ‌- يستخدم الكربون ذو الوجهين في الدفاتر المالية

د‌- لا يجوز استخدام دفترين من نوع واحد في وقت واحد بالمدرسة

ذ‌- يكتب علي ظهر آخر قسيمة مستعملة بيانا يوضح المبلغ الإجمالي بالأرقام والحروف وانه محصل من القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 إلي القسيمة رقم 000 بتاريخ 0000 وتم توريده إلي بنك 00000 بالإيصال رقم 0000 بتاريخ 00000 ويوقع عليها السكرتير ومدير المدرسة

ر‌- إجراء المراجعة الحسابية للجمع والترحيل قبل التوريد حتي لا يتم التوريد بأقل أو أزيد من القيمة الصحيحة طبقا لتعليمات اللائحة المالية

الأخطاء الشائعة في استخدام الدفاتر المالية 123ت0ع 33ع0ح

1- عدم فرز جميع فسائم الدفتر عند استلامها والتأكد من سلامتها وخلوها من الشوائب

2- استخدام الدفتر أكثر من أربعة أشهر

3- عدم توريد المتحصلات في نفس تاريخ استخراج القسائم

4- استخدام أكثر من دفتر ( من نوع واحد ) في وقت واحد

5- عدم استخدام الكربون ذو الوجهين

6- عدم تلحيق القسائم أو الخطأ في الجمع عند تلحيق القسائم

7- الكشط أو المحو أو تغير بيانات بالقسائم بعد استخراجها

8- نزع أصول القسائم من الدفتر

ثانيا :- الدفتر 37 ع0ح

توريدها بموجب القسائم 33 ع0ح بالحافظة وكعبها ويبين بها أنه قد توريد المبلغ بعلم الخبر رقم 0000 ويسمي دفتر حوافظ التوريد وهو يستخدم مع الدفتر 33ع0ح حيث يتم تفريغ المبالغ التي تم 000 بتاريخ وأرسل إلي الإدارة بتاريخ00000

ثالثا :- دفاتر 20 ، 22

يستخدم الدفتر 20 لقيد الأنشطة المدرسية حيث يتم تخصيص دفتر أو عدة صفحات متتالية من الدفتر لكل حساب أو نشاط حسب حجم العمل به ويقيد في الجانب الأيمن منه المتحصلات وفي الجانب الأيسر المصروفات والتي يجب حفظ مستنداتها بملف خاص وبأرقام مسلسلة للرجوع إليها عند المراجعة أو التفتيش ويجب إثبات جميع عمليات الصرف به فور اتمامها0

بينما يستخدم الدفتر 22 لقيد حركة الإيداع والسحب في البنك أو البريد حيث تقيد المبالغ المودعة في الجانب الأيمن والمبالغ المسحوبة في الجانب الأيسر من الدفتر والفرق بين مجموعي الجانبين يكون رصيد المدرسة بالبنك ويجب مراجعة عمليات هذا الدفتر إيداعا وسحبا علي كشف حساب البنك دائما0

ويجب إثبات جميع عمليات الإيداع والسحب به فورا ومن الخطأ الانتظار لحين ورود كشف الحساب من البنك لإثبات تلك العمليات إنما يتم قيدها فور إتمامها

رابعا:- دفتر 63 ع0ح ( السلفة المستديمة )

1- هذا الدفتر خاص بقيد السلف سواء كانت مستديمة أو مؤقتة

2- السلفة المستديمة هي التي تصرف للمدرسة للصرف منها علي مدار السنة المالية وهي يستعاض كلما قاربت علي النفاذ

3- يجب قيد المبالغ الواردة للسلفة كل استعاضة علي حدة في المكان المخصص لقيد المبالغ الواردة كما تقيد مستندات الصرف في الجانب المخصص لها علي أن تأخذ هذه المستندات أرقاما مسلسلة تبدأ برقم واحد في أول كل سنة مالية وحتى نهاية السنة المالية

4- تعتبر مستندات كل استعاضة وحدة مستقلة تنفصل عن مسنتدات الاستعاضة الاخري بخط بالمداد الأحمر

5- يراعي عدم قيد مستندات الصرف بالدفتر إلا بعد التأكد من أن هذه المسنتدات صالحة للصرف ومستوفاة

6- في جميع السلف يجب قيد الشيكات الواردة بها في دفتر الوارد الخاص بالمدرسة بأرقامها وتواريخها وكذلك بدفتر 63 ع0ح لكي يمكن الرجوع إليها عند الحاجة لذلك

7- السلفة المؤقتة هي التي يرخص بها لغرض معين ويحدداها قرار الترخيص مدة معينة يجب أن تسوى خلالها ولا يجوز بأي حال من الأحوال أن يتجاوزا لأجل الذي يتم فيه السداد أو تقديم المستندات عن شهرين من تاريخ صرفها وحتما لابد من تقديم مستندات تسوية السلفة والمتبقي منها قبل نهاية العام المالي ويتبع في قيد السلفة المؤقتة نفس إجراءات السلفة المستديمة ويجوز تخصيص دفتر 63 ع0ح للسلف المؤقتة إن أمكن أو يمكن تخصيص صفحة لكل نوع من السلف المؤقتة في دفتر 63 ع0ح الخاص بالسلفة المستديمة

8- ترد المبالغ المتبقية بدون صرف من السلفة المستديمة في نهاية كل سنة مالية علي أن تجدد السلفة في أول السنة المالية التالية